In het kort:
- Het is het begin van het jaar en dus is het jaarplan klaar en dat geldt eveneens voor de begroting die daarbij hoort.
- We kunnen met onze doelstellingen aan de gang en als het goed is zijn we daar inmiddels mee bezig.
- Maar… hoe gaan we die doelstellingen volgen en hoe gaan we de begroting monitoren?
- En hoe krijgen we signalen als er iets aan de hand is?
- De verschillen tussen het begrotingsinstrument en rolling forecast worden duidelijk gemaakt
- Waarbij eveneens de waarde van de signaal functie van die laatste wordt benoemd.
Begroting versus Rolling forecast
Allereerst willen we jullie bekend maken met het verschil tussen een begroting of zo je wilt een budget en een forecast. Want er zijn verschillen. Een begroting of een budget is de uitwerking van de doelstelling van de organisatie in cijfers. Dit betekent dat een begroting een realistische verwachting van resultaten inhoudt als de doelstellingen die de organisatie wil realiseren ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. We spreken bij begroten ook wel eens over targets, hoewel wij deze term iets minder gelukkig vinden als het om non for profit instellingen gaat.
Een forecast zit geen verwachting of zo je wilt – target – in. Bij forecasts wordt niet gesproken en onderhandeld over doelstellingen. Bij forecasts wordt slechts de feitelijke situatie realistisch in beeld gebracht. Dit wordt gedaan om het management vroegtijdig te informeren en eventuele bijsturing mogelijk te maken. Het kan daarmee verschillende signalen afgeven. Bijvoorbeeld over het ontbreken van een strategische fit of het op niet goede wijze doorvertaald hebben van die fit in een operationele fit of een heel ander signaal.
Twee verschillende planningsprocessen, met verschillende uitgangspunten en doelstellingen
Omdat het twee verschillende planningsprocessen zijn, wordt wel beweerd dat het verbinden van deze twee planningsprocessen tot ongewenste resultaten leidt. Je kunt niet – is de gedachte – het proces van het stellen van targets en het formuleren van financiele doelstellingen vermengen met het proces wat betrouwbare forecasts geeft.
Wij zijn van een andere school.
Monitoring door forecasts kan juist de organisatie behoeden voor teveel in het hier en nu zitten. Daardoor worden onvoldoende de consequenties voor de organisatie in beeld gebracht. Door juist te werken met een rolling forecast krijgt de organisatie helder in beeld, welke remweg er nog is om veranderingen door te voeren. En de organisatie zal eerder geprikkeld worden om op zoek te gaan naar oorzaken van het uitblijven van de rendementen. Dit op zoek gaan geeft ook weer mogelijkheden om tijdig oorzaken weg te nemen. Het is volgens ons dan ook niet voor niks dat veel bedrijven zo werken.
We leggen het uit.
Normatief versus realistisch
We gaan er even van uit dat de organisatie een strategische fit heeft met zijn omgeving en deze fit heeft vertaald in producten en diensten. Met deze produkten en diensten bedient de organisatie zijn klanten. Er zijn dan ook plannen gemaakt die de organisatie wil realiseren, op het gebied van haar dienstverlening aan die klanten. De plannen zijn uitgewerkt in een begroting, waarin de organisatie heeft ingeschat dat de opbrengsten op basis van haar dienstverlening elke maand gemiddeld 100.000,- euro zullen opleveren. Dit betekent een opbrengst of omzet aan het einde van het jaar van 1,2 miljoen, als de plannen gerealiseerd worden.
Het is januari en de werknemers van deze organisatie gaan gemotiveerd en vol energie aan het werk. En ondanks alle motivatie en inzet is de opbrengst in januari 30.000 euro. Februari levert 35.000 euro op en maart 32.000 euro. Een rolling forecast voorziet er in dat de werkelijke opbrengst wordt verwerkt in de begroting zodat naarmate het jaar vordert er steeds meer zicht komt op wat er werkelijk aan het einde van het jaar gerealiseerd zal zijn. Op basis van ons voorbeeld was 100.000,- euro per maand begroot en zou er einde jaar een opbrengst van 1.2 miljoen geboekt worden. Op basis van de rolling forecast is dat 97.000 euro voor de eerste 3 maanden en als we dat doortrekken naar de rest van het jaar, maakt dat de rolling forecast voorziet in een einde jaars resultaat van 997.000 euro. Uiteraard gaan we er dan voor het gemak van uit dat vanaf nu dan wel de 100.000 per maand wordt gerealiseerd,
Is dat nu reëel?
Rolling forecast en zijn voorspellende waarde
Dat weten we niet, maar de rolling forecast maakt in ieder geval inzichtelijk dat er wat aan de hand is. Wellicht kunnen we met een eindejaars opbrengst van 997.000 euro onze kosten nog dragen, maar bij een kosten niveau van 800.000 euro weten we dat we- als de trend doorzet – ongeveer drie maanden hebben om veranderingen door te voeren. We krijgen daarmee een signaal dat er mogelijk iets fundamenteels aan de hand is.
Wellicht is dat de strategische fit die aan het schuiven is, zodat er minder behoefte is aan de producten en diensten van de organisatie. Het kan uiteraard ook iets anders zijn.
Waar het om gaat is dat de organisatie een signaal krijgt. Een signaal over de actualiteit en dus de betrouwbaarheid van de begroting. (De rolling forecast systematiek kan ook ingezet worden voor bijvoorbeeld personeelsplanning versus een productieproces. Daarmee heeft dit instrument een grote voorspellende waarde en weet de organisatie voor te sorteren op mogelijke problemen.)
En daarmee krijgt de organisatie een instrument in handen om tijdig in te grijpen. Want immers geld is een resultante van het handelen van de organisatie. En bij het uitblijven van voldoende opbrengsten, ligt daar altijd een oorzaak onder. (Net als het niet tijdig signaleren dat er te weinig personeel is in de zomer als e productie juist op volle kracht moet draaien.)
Dus ja, de rolling forecast is een totaal ander instrument dan het begrotingsinstrument. Maar beide zijn wat ons betreft prima aan elkaar te koppelen. Als ze maar op de goede wijze gebruikt worden.
Wil jij hier nu meer over leren en zou je graag cijfers en alles wat daarmee te maken heeft kunnen interpreteren als het verhaal en de ambitie van de organisatie? Meld je dan eens aan voor een kennismakingsgesprek of een introductiecollege!
Zien we je binnenkort?
