Zo aan het begin van het nieuwe jaar – en voor de meeste organisaties ook het begin van een nieuw planningsjaar – is het goed om stil te staan bij wat zo’n nieuw planningsjaar eigenlijk betekent. Want we zitten vaak al snel na de nieuwsjaarwensen weer in onze routines en daarmee verliezen we iets aan momentum om van dit jaar eenvoudiger dan eerdere jaren een succes te maken.
Jaarplannen zijn een middel, geen doel
Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om steeds oog te hebben voor de rol en betekenis van jaarplannen en jaardoelen in het grotere geheel. Gedurende het jaar sturen we op het realiseren van de jaarplannen en doelen alsof het vaststaande doelen zijn en dat we klaar zijn als die doelen behaald zijn. En elke keer bewijzen we dat die lijn van denken eigenlijk niet klopt omdat er ook na het afronden van het jaar het jaar erna er gewoon weer nieuwe doelen zijn.
Jaarplannen zijn dus geen doel op zich. En dat is belangrijk voor elke manager, leidinggevende en staf-professional om in het achterhoofd te houden. Dat maakt het namelijk ook eenvoudiger om gedurende het jaar met veranderingen en nieuwe prioriteiten om te gaan.
Om een goede fit met de markt nu en in de toekomst te hebben en te houden denkt de besturing van de organisatie na over ontwikkelingen die invloed hebben op de markt. En daar worden plannen op gemaakt, uitgaande van een ambitie waar de organisatie wil staan in de markt van de toekomst op een termijn van vijf tot zeven jaar. Dit nadenken over de toekomst is belangrijk omdat veel ontwikkelingen die voor of richting de toekomst belangrijk zijn om grote(re) investeringen en veel tijd en menskracht vragen. Het zijn vaak ontwikkelingen die we niet in één keer of in een korter project kunnen realiseren of betalen.
Wat we dan doen – en dit is een belangrijk bedrijfskundig uitgangspunt – is dat we zo’n grotere strategische ontwikkeling in stukjes knippen en elk jaar een deel van het grotere geheel realiseren.
Een jaarplan en de jaardoelen die daarin verwoord staan zijn dus een stap op weg in een grotere ontwikkeling. Een ontwikkeling die de organisatie in staat moet stellen om nu en ook in de toekomst bestaansrecht te hebben en houden.
Jaarplannen en doelen kunnen veranderen
Uit het voorgaande volgt meteen dat er gedurende het jaar dus ook verandering kunnen optreden in wat we belangrijk vinden, de weg die we richting de toekomst af willen leggen en de prioriteiten die we daarbij stellen. Bijvoorbeeld omdat:
- De markt zich net anders ontwikkelt dan we hadden ingeschat. De markt kan sneller om nieuwe producten, diensten of technologieën vragen dan we hadden ingeschat. Of juist langzamer. In beide gevallen moet je als organisatie schakelen. Want je wilt niet dat klanten om dingen vragen die je nog niet hebt of kunt, maar je wilt ook niet te ver voor de markt uit lopen met de ontwikkelingen.
- Er kunnen nieuwe technologieën op de markt komen waardoor ontwikkelingen sneller kunnen of waardoor de keuzes die je bij het opstellen van het jaarplan hebt gemaakt achterhaald zijn. In deze tijd van digitale revolutie komen er wekelijks nieuwe mogelijkheden om processen te automatiseren of digitaliseren. En als organisatie kun je daar maar beter alert op zijn en indien nodig meteen op bijsturen.
- Er zijn ontwikkelingen die de markt kleuren die je bij het opstellen van het jaarplan helemaal niet had voorzien. Zo hebben we de afgelopen jaren opeens moeten schakelen met corona (en de sluiting van het openbare leven en de versnelde introductie van thuiswerken breed in de samenleving), een oorlog in Europa (met een boel onzekerheid en problemen met toeleveringen van de grondstoffen die uit Oekraïne komen), een sterke inflatie en stijgende energieprijzen en het opnieuw opvlammen van de oorlog tussen Israël en Gaza (met alle gevoelens van onveiligheid en het ontstaan van voor en tegenstanders van de verschillende partijen in onze samenleving).
Dit soort ontwikkelingen maken dat we gedurende het jaar flexibiliteit moeten kunnen opbrengen om met de jaarplannen te schuiven. Of prioriteiten kunnen verleggen.
Jaarplannen en doelen geven richting aan de activiteiten van de teams
Met deze vertrekpunten over jaarplannen kunnen we als managers, leidinggevenden en staf-professionals die op het middenveld van de organisatie werken beter kijken naar hoe we jaarplannen het beste in kunnen zetten. Want jaarplannen en de doelen die daarin beschreven staan geven richting aan voor de activiteiten van de teams. En voor de prioriteiten die we daarbij stellen.
Het idee is namelijk dat er een logica is in de opbouw van de jaardoelen die bij de verschillende teams uitgezet worden. Deze logica komt van Peter Drucker, die het systeem van Management by Objectives heeft ontwikkeld. Het systeem komt er op neer dat als je weet wat je als organisatie wilt en moet realiseren in een jaar, je iedere eenheid, afdeling en/of team in de organisatie een afgeleid doel geeft.
Zo kan iedereen zich focussen op het realiseren van bepaalde activiteiten, of zich vergaand specialiseren in een bepaald soort activiteiten, en beweegt de organisatie als geheel zich een bepaalde kant op. En dat de verschillende teams hun eigen doelen hebben is belangrijk want juist door deze focus en specialisatie bereiken we als organisatie een hogere efficiency.
Helaas betekend een hogere efficiency niet altijd dat we ook een hogere effectiviteit bereiken. Want omdat we onze jaardoelen vaak gaan als de ultieme doelen waar we aan moeten werken en waar we op afgerekend worden, werken we te vaak aan het optimaliseren van het proces en de activiteiten van onze afdeling en teams, zonder erop te letten of dit ook het beste is voor de organisatie.
We hebben minder tijd dan we denken
De grootste fout die we daarbij maken is dat we in onze planning van activiteiten vaak – te vaak – uitgaan van 12 maanden als tijd die we hebben om die plannen en doelen te realiseren. Immers een jaar heeft 12 maanden.
Een planjaar in je werk heeft helaas geen 12 maanden. Want een eenvoudige rekensom laat zien dat we maar 9 maanden in een jaar beschikbaar hebben om onze jaardoelen te realiseren:
12 kalendermaanden in een jaar
Juli en augustus zijn zomervakantie-maanden
December valt half weg vanwege kerst en nieuwjaar
Gemiddeld twee weken vallen weg door griep/onrust/chaos
Dat betekent dat als je plant op 12 maanden je eigenlijk altijd na de zomervakantie in de stress terecht komt omdat je een onevenredig deel van je jaardoelen in drie en een halve maand moet realiseren.
Probleemloos je jaarplan en jaardoelen 2024 realiseren
Je ziet aan bovenstaande dat het niet altijd eenvoudig is om de jaardoelen te realiseren. ER zit meer achter die jaarplannen en doelen dan je vaak denkt. Dat geeft complexiteit, en complexiteit is vaak niet wat je wilt om de voortgang van het werk goed te houden.
Aan de andere kant zit juist in deze complexiteit de toegevoegde waarde van het middenveld voor de organisatie. Want alleen managers, leidinggevenden en staf-professionals die tegelijkertijd kunnen sturen richting hun teams op het realiseren van de jaardoelen, maar ook kunnen zien waartoe de realisatie van deze jaardoelen moeten leiden…. En oog hebben voor ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie die invloed kunnen hebben op de jaardoelen, maar ook op de achterliggende doelen van de organisatie, kunnen maximaal hun rol in de organisatie in vullen.
Want het middenveld is het scharnierpunt in de organisatie die aan de ene kant moet borgen dat de organisatie datgene doet wat nodig is om de stappen te zetten die de organisatie bestaansrecht geeft (nu en in de toekomst), maar aan de andere kant ook zorgt dat de besturing de juiste en meest actuele inzichten heeft om te bepalen wat voor de organisatie de meest verstandige keuzes zijn.
Wil je beter in dit spel op het middenveld van de organisatie worden en wil je jouw jaarplan en doelen 2024 met meer gemak en zekerheid realiseren, dan kan het verstandig zijn om je in te schrijven voor de specials collegereeks ‘Jaarplannen 2024’. In vier digitale avondcolleges en vier bijbehorende werkboeken met oefeningen en achtergrond leren we je alles over het systeem van jaarplannen en wat jouw rol als manager, leidinggevende of staf-professional is bij het realiseren van die jaarplannen.
Klik hier voor meer informatie over deze collegereeks. Of download hier eerst een informatie leaflet met meer informatie over de inhoud van de collegereeks. Deze collegereeks kreeg in 2023 een 9,4 van deelnemers!!!
Meer over jaarplannen? Kijk en luister ook naar:
- Onze DNHS podcast Let’s talk Business #256 — waarin we uitgebreid stilstaan bij de opzet van jaarplannen en hoe je daar vanuit het middenveld mee om kunt gaan
- Volg ons op social media – waar we dagelijks bedrijfskundige inzichten en tips met je delen die je ook kunnen helpen met het effectiever en efficiënter realiseren van jouw jaardoelen. Je vindt ons hier:
- We hebben een speciale slider presentatie voor je gemaakt met inzichten en tips over het Jaarplan 2024. Je vindt deze slider presentatie hier.
