We lopen weer tegen het einde van het jaar en elk jaar weer lijkt het wel een race tegen de klok om zaken af te ronden. Als of er na de jaarwisseling geen toekomst meer is. Als of alles op houdt…. Terwijl toch echt op 2 januari het werkzame leven weer begint. Herkennen jullie dit?
De hoogste tijd dus om een artikel te wijden aan hoe je nu op een goed manier, zonder al te veel stress en buiten adem het jaar afrondt. Want het is mogelijk dat je met een voldaan gevoel je kerstreces ingaat.
Stappenplan voor een succesvolle jaarafronding.
- Inventaris het werk wat er nog ligt.
- Bepaal wat belangrijk en urgent is en wat kan wachten tot na de jaar ultimo
- Manage de verwachtingen van betrokkenen
- Plan je resterende werk in
- Zorg ervoor dat je altijd 1 dag overhoudt voor uitloop en afronding
Inventariseer je werk en categoriseer het.
Welke zaken moeten echt nog voor het kerstreces en welke kunnen wachten?
Inventariseer wat er eigenlijk nog allemaal moet gebeuren. Ga vervolgens niet als een kip zonder kop aan de slag maar neem de tijd om het werk te rubriceren in: wat heeft spoed, wat is belangrijk, wat heeft spoed en is belangrijk. Daarnaast heb je natuurlijk ook nog andersoortig werk die niet in 1 van de 3 hiervoor genoemde categoriën valt. Ga daarvoor de verwachtingen managen bij betrokkenen. Dit werk heeft niet de prioriteit, maar het is wel van belang, dat eventueel betrokken collega’s of klanten weten wanneer ze wat van je kunnen verwachten. Schrijf dit werk en de afspraken die je hebt gemaakt ook op. Maak dus lijstjes. Zodat je meteen na de vakantie hiermee aan de gang kunt, je niets vergeet en je je gemaakte afspraken kunt nakomen. Dat maakt ook, dat als je in het vervolg weer een afspraak moet maken over verwachtingen moet managen, je je collega’s of klanten daarin ook gemakkelijk mee krijgt. Zij weten immers dat jij je afspraken goed inplant en zorgt dat je de afspraken nakomt.
Belangrijk en urgente zaken eerst!
Probeer je te concentreren op de belangrijke én urgente zaken Onthoud dat ook hard werken in zo’n laatste week van het jaar helemaal niet erg is, maar ga geen onmogelijke uitdagingen aan. Kijk dus goed naar haalbaarheid. Wat kun jij in deze laatste week voor je kerstreces nog doen?
Plan daarbij al het werk dat je wilt afronden voor je met vakantie gaat goed in en zorg dat je de afspraken die je met je zelf maakt ook haalt. Dit zorgt voor een haalbare planning en dus een tevreden en voldaan gevoel bij jezelf. Overschat jezelf echter niet. Ook in deze tijd zijn er altijd tegenvallers en zaken die meer aandacht toch vragen dan je aanvankelijk had gedacht. Plan dus ruim in en zorg ervoor dat je in je planning een dag overhoudt. Om eventuele tegenvallers op te vangen.
Ruime planning.
Zo’n ruime planning is aan te bevelen om eventuele tegenvallers op te vangen, maar ook zodat jij de tijd hebt om tot een rustige afronding te komen. Wellicht wil je nog even bellen met die ene collega om hem een fijne Kerst te wensen. Of zoomen met die ene klant om haar een hart onder de riem te steken. Zaken waar je bij een wat ruimere planning tijd voorhebt. Bovendien is het fijn om je planning en je lijst voor na de vakantie nog even na te lopen. Is er nog wat bij gekomen, heb je alles goed ingepland. Dit maakt dat je niets vergeet en ná de vakantie zo uit de startblokken kunt.
Daarnaast heb je nog tijd -en dit is in deze corona tijd buitengewoon belangrijk – om je bureau op te ruimen en zaken die werk gerelateerd zijn en in je privé omgeving slingeren weg te stoppen op de plek waar ze thuis horen.
De grenzen tussen thuis werken en vrije tijd zijn door het thuiswerken steeds meer vervaagd. Als jij je accu wilt opladen en deze vakantie maximaal tot rust wilt komen, is het belangrijk dat je afstand neemt.
Zodat je na de vakantie weer met nieuwe creativiteit en energie aan de slag kunt.
Succes met de laatste loodjes, die -naar ik hoop- dit jaar wat minder zwaar zijn:-)
