In het kort:
- Agile en Scrum zijn populaire manieren van werken. We zien deze manier van werken ook wel als 21ste eeuw aanpakken. Maar hoe nieuw is deze aanpak?
- In deze blog brengen we scrum werken terug tot de essentie
- We benoemen drie scrum-elementen die essentieel zijn voor de toekomst – ook voor niet green/black belters
Agile of scrum werken is helemaal van deze tijd. En, zo geven we meteen toe, een hele verbetering ten opzichte van Prince2 werken… 🙂 De vraag is alleen of dit nu de meest ideale manier van werken is, of dat we over een tijdje toch weer tegen een nieuwe rage qua projectmatig werken aan gaan lopen.
Onze voorspelling: er komt over een tijdje weer een nieuwe aanpak die we helemaal het einde vinden!
Waarom?
Nou, omdat we agile of scrum, zoals we altijd doen, te rigide gaan gebruiken. We leiden de helft van de organisatie op in green belt, black belt en scrum masters… en werken met een systematiek die nog strenger op de regels is dan het systeem ooit bedoeld was. Het voordeel daarvan is natuurlijk voorspelbaarheid – als iedereen precies volgens het boekje werkt, weet iedere betrokkene precies wat wanneer moet gebeuren. Het nadeel is dat het systeem op die manier belangrijker wordt dan wat het systeem op moet leveren.
Een pragmatische scrum benadering
Zoals hierboven al gezegd zijn we fan van het scrum denken. Lekker kort cyclisch. Nieuwe inzichten meteen verwerken. En daarmee in een continue boog van vernieuwing en verbetering. Je zou kunnen zeggen: een goed uitgewerkte PDCA benadering. Deze PDCA – Plan-Do-Check-Act – is de blauwdruk onder verbeteringsdenken. En onder een lerende organisatie.
In een pragmatische scrum benadering vindt je deze elementen dus ook terug:
- Plan => bepaal wat je wilt. In scrum termen: wat wil je dat je hebt als het af is?
- Do => ga aan de slag!
- Check => steek regelmatig de thermometer in het project en kijk waar je bent, of datgene dat nu gemaakt wordt ook is wat je wilt en of er nieuwe inzichten zijn
- Act => pas de plannen en de acties aan om de nieuwste inzichten te verwerken
Drie belangrijke elementen in het systeem
Bedrijfskundig zijn er drie belangrijke elementen in het systeem:
1. De opdrachtgever bepaalt wat er gemaakt moet worden
Er is geen opdracht als de opdrachtgever niet specifiek kan maken waar hij/zij opdracht toe geeft. Dus: wat moet het doen of wat moet het kunnen. Een goede opdracht is dus niet: ‘bouw een nieuwe website’. Een goede opdracht zou kunnen zijn: ‘Bouw een online plek waar we klanten kunnen informeren en producten kunnen verkopen’.
Een mooie en technisch goede website bouwen heeft namelijk niet altijd tot resultaat dat je er klanten op kunt informeren en producten op kunt verkopen. In termen van de opdrachtgever misschien wel, maar niet altijd in de taal van de mensen die de website gaan bouwen. En bovendien wil je de mogelijkheid open houden dat er misschien betere manieren online zijn om te bereiken wat je wilt bereiken.
Op deze manier dwing je de opdrachtgever echt te benoemen wat het doel is dat bereikt moet worden. Zo zet je het doel centraal en heb je maximaal zekerheid dat je iets maakt dat er ook toe doet. Dit vraagt vaak wel extra aandacht voor de opdracht…
2. Regelmatige reflectie op wat er nu gemaakt wordt (regelkring)
Het tweede belangrijke element dat we uit het PDCA- of vanuit Scrum-denken mee kunnen nemen is regelmatige reflectie op wat er nu gemaakt wordt. Maar ook op hoe het afstemmingsproces, de inbreng van de opdrachtgever en de terugkoppeling vanuit de bouwers loopt. Reflectie – en dat is belangrijk – is iets anders dan evaluatie. Evaluatie is gericht op ‘wat hebben we gedaan?’ Reflectie is gericht op ‘wat kunnen we beter doen?’
Het is met name die tweede houding die leidt tot verbeteringen.
En die continue gerichtheid op verbeteren, verwerken van voortschrijdend inzicht en het toetsen aan het voldoen aan de opdracht is wat zo mooi is in scrum denken. En PDCA denken. En aan inzichten uit de lerende organisatie.
3. Korte lijntjes
Het mooie van dit soort korte regelcycli is dat er korte lijntjes zijn tussen alle betrokkenen. De benaming scrum is dan ook briljant gevonden – kijk maar naar het plaatje bovenaan deze blog. In Rugby kennen ze de term scrum al langer. Het is letterlijk de ‘koppen bij elkaar steken’.
Dit soort korte lijntjes vormen op zich al een manier om snel bij te sturen, opheldering te vragen en geen misverstanden te laten ontstaan. Want als je elkaar ook zonder stuurgroepen weet te vinden is het ook gemakkelijk om even te kijken hoe het wordt (als opdrachtgever) of even te vragen hoe iets precies is bedoeld (als bouwer). Daarbij maakt het niet uit of het over een technische ontwikkeling gaat, of over een nieuw product of over een nieuwe reclamecampagne. Op al deze vlakken hebben we fraaie kunstjes van verkeerde projecten gezien.
Oude wijn in nieuwe zakken is ook wijn
Is Agile en scrum dan alleen maar een nieuwe rage? Ja en nee… Ja, scrum is een ouder bedrijfskundig systeem in een nieuw jasje. Er zit een duidelijke PDCA in, en ook duidelijke elementen van Kaizen – een Japanse methode om tot korte verbetercycli te komen uit de vorige eeuw.
Tegelijk ook nee. Elk systeem dat opnieuw onder de aandacht brengt dat het niet alleen om techniek gaat, of over planning of over projectmanagement en procesbeheersing… maar dat het gaat om het vooruithelpen van de organisatie, verdient een eigen rage! Als we er maar niet dogmatisch in gaan worden. Dan streeft het zijn doel voorbij.
