In het kort:
- Plannen maken is een vaardigheid
- Zo herken je of jouw plannen kloppen – we geven de vijf criteria van een goed plan
- Een goed plan is een garantie voor de juiste prioriteiten
Nu we aan het begin staan van een nieuw jaar – en hopelijk qua alle ziektes een beter jaar dan vorig jaar – is het goed te kijken naar de plannen. En dan met name de kwaliteit van de plannen. Plannen maken is namelijk een belangrijke vaardigheid. Een vaardigheid die overigens wel te leren is. In dit artikel geven we een aantal belangrijke aandachtspunten.
De haalbaarheid van het plan
De kwaliteit van de plannen heeft bijvoorbeeld te maken met de haalbaarheid. Daarbij kunnen we ons vragen stellen als:
- Kan het plan wel? Als je bijvoorbeeld kijkt naar de realiteit van de plannen van afgelopen jaren. En als je kijkt naar trends en ontwikkelingen in de markt.
- Is het plan wel ambitieus genoeg? Moeten we naast gewoon werken ons ook nog verbeteren? Dat is namelijk een goede zaak. Dat houdt de organisatie in beweging.
- Is het plan niet te ambitieus? Een te ambitieus plan zorgt dat we helemaal niet meer gaan bewegen. We weten namelijk nu al dat we het toch niet gaan halen. Waarom zouden we dan moeite doen.
- Is het plan wel toe doen naast alles wat er voor de going concern moet worden gedaan?
Het afdelingsplan versus organisatieplan
Daarnaast is het belangrijk de relatie tussen het afdelingsplan en het organisatieplan scherp te hebben. Je doet als afdeling namelijk nooit zomaar activiteiten. Of activiteiten omdat die nu eenmal leuk zijn om te doen. Tenminste, als het goed is.
Het afdelingsplan bestaat – als het goed is – uit activiteiten die voortkomen uit het plan van de organisatie als geheel. Er moet dus een logische samenhang tussen de plannen en doelstellingen zijn. Als de organisatie als geheel een draai naar rechts wil maken, moet je dat terugvinden in het afdelingsplan. De verschillende afdelingsplannen samen moeten de doelen van de organisatie als geheel realiseren.
Een deel van de doelen in het afdelingsplan moet gericht zijn om de going concern draaiende te houden. En een deel van de doelen moet bijdragen aan de beweging die de organisatie wil maken. Moet bijdragen aan de stap die de organisatie richting de toekomst maakt.
Een goed plan – vijf criteria
Een goed plan is dus zowel haalbaar, ambitieus maar niet te ambitieus, borgt de going concern en draagt bij aan waar de organisatie naar toe wil groeien. Met deze vier criteria kun je de kwaliteit van het plan waar jij aan gaat werken toetsen. Zo weet je of het plan waarmee je aan de slag gaat ook een goed plan is.
Een vijfde criterium voor een goed plan is dat de keuzes die in een afdelingsplan zijn gemaakt passen bij de keuzes die er voor de organisatie zijn gemaakt. De afdeling is immers onderdeel van de organisatie.
En een goed plan hebben is belangrijk omdat de afdeling toegevoegde waarde wil en moet hebben voor de organisatie. Omdat het afdelingsplan aangeeft welke activiteiten wel of niet worden gedaan, moeten het voor de organisatie wel de juiste activiteiten zijn. De afdeling is daarbij ondergeschikt aan het geheel van de organisatie. We noemen dit de cascade werking van de organisatie. Als je meer wilt weten over deze cascade werkingen over het bedrijfskundig kijken naar de organisatie… In het komende introductiecollege voor de Fast Track MBA gaan we een kort college geven over de cascade van de organisatie.
Een goed plan geeft altijd duidelijke prioriteiten
Omdat in een goed plan doelen staan die de organisatie verder helpen, geeft een goed plan ook altijd duidelijke prioriteiten. Er komen namelijk gedurende het jaar altijd onverwachte zaken op je pad. Hopelijk geen nieuwe corona-perikelen… Maar dat er nieuwe, niet te voorziene gebeurtenissen zullen komen dat weten we eigenlijk wel zeker.
De markt blijft namelijk nooit 12 maanden stabiel. Of zoals we hadden bedacht…
Dat betekent dat er gedurende het jaar binnen het plan dat er staat nieuwe vraagstukken komen. Aanvullende plannen moeten worden gemaakt. Keuzes gemaakt moeten worden.
Het voordeel van een goed plan – waarbij wat de afdeling doet en wil samenloopt met wat de organisatie doet en wil – is dat daar richting in te zien is. En besluiten gedurende het jaar kunnen nu in diezelfde richting genomen worden. Dat heeft namelijk prioriteit. Dan ontwikkelt de organisatie zich nog steeds de kant op die nodig is voor toekomstig bestaansrecht.
Ook eventuele knelpunten tussen afdelingen kunnen aan de hand van deze richting vaak opgelost worden. Het centraal stellen van de organisatiedoelen en de ontwikkelingsrichting maakt het mogelijk effectief te zijn. Misschien niet altijd efficiënt, maar wel effectief. En dat levert de organisatie uiteindelijk meer op.
