We hebben de laatste tijd veel geschreven over lerende organisaties. En waarschijnlijk ben je tot de conclusie gekomen dat jouw organisatie meer en vooral ook beter kan leren. Op naar een lerende organisatie dus… Maar hoe? In dit artikel geven we concrete tips uit onze praktijk.
In het kort:
- Een lerende organisatie is noodzakelijk voor het krijgen en behouden van bestaansrecht
- De theorie is duidelijk – en mooi – maar hoe doe je dat: de organisatie lerend maken? Hoe pak je dat aan en waar begin je?
- In dit artikel geven we je 5 praktische tips uit onze praktijk als opleider en begeleider/adviseur van organisaties
De organisatie die niet leert is een dode organisatie
We beginnen dit artikel misschien met een beetje een boute uitspraak. Maar wel een uitspraak die bedrijfskundig klopt. Want een organisatie die niet leert is een organisatie die erop gericht is alles te blijven doen op de manier waarop het wordt gedaan. Of zoals het altijd al werd gedaan. Als je mazzel hebt is dat een manier van dit jaar, of misschien van vorig jaar. Als je minder mazzel hebt is dat een manier van tien of vijftien jaar geleden. Of nog langer.
In organisatietermen lijkt die tien of vijftien jaar niet zo lang – de meeste producten die we dagelijks gebruiken zijn ouder. Maar de manier waarop we die producten gebruiken en hoe we aan die producten komen niet. De manier waarop we leven, we ons informeren, hoe we werken, de technieken die we gebruiken… zijn allemaal zaken die volop in beweging zijn en eigenlijk elk kwartaal een beetje wijzigen.
Om die ontwikkelingen bij te houden moeten wij – jij, onze studenten en alumni en wij – ons elke dag ontwikkelen. We moeten leren hoe we de dingen op een nieuwe manier doen. En dat geldt ook voor de organisatie. Doet de organisatie dat niet, dan is de organisatie op weg naar het einde.
De oplossing: blijven leren en ontwikkelen
Al in 1938 werden de eerste boeken en artikelen geschreven over lerende organisaties. Wat dat betreft niets nieuws onder de zon. We weten het ook wel – al was het maar omdat we het in de praktijk merken EN in de vakliteratuur lezen. Maar doen blijft moeilijk.
Maar niet met de onderstaande praktische tips waarmee je vandaag organisatie-leren op de agenda en in de praktijk kunt brengen. Deze tips komen deels uit de literatuur – maar zijn door ons in de praktijk van de organisaties waarvoor en waarmee we werken getoetst. En voor een deel komen deze tips ook uit de praktijk van onze Fast Track MBA studenten en alumni.
Als je na het lezen van deze tips verder advies of begeleiding wilt dan kun je ons eenvoudig een bericht sturen. We komen dan zo snel mogelijk bij je op de radar om door te spreken hoe we het leren in jouw organisatie kunnen bevorderen.
Tip 1 – Plan vandaag nog reflectie momenten in
De eerste tip op weg naar de lerende organisatie is het vandaag nog inplannen van reflectie momenten. Een reflectie is iets anders dan een evaluatie. In een evaluatie gaat het om te bepalen wat goed of fout ging. Wat in de meeste – zeker in niet lerende organisaties – direct gevolgd wordt door het aanwijzen van een schuldige.
In dat geval heeft de organisatie niets geleerd. Behalve misschien dat het belangrijk is om te zorgen dat jou niets te verwijten is. Op die manier zorg je er immers voor dat je een volgende ronde niet als ‘schuldige’ uit de evaluatie komt.
Nee, reflectie gaat voor de volle 100% over wat de organisatie kan leren.
In zo’n reflectiemoment kun je vragen stellen als:
- Waar lopen we tegen aan dat we niet van tevoren hadden voorzien? Hoe kunnen we er voor zorgen dat we de volgende keer dit wel voorzien?
- Waar zijn we goed in? Wat lukt ons goed? Hoe kunnen we dat gebruiken om een beter resultaat te behalen?
- Wat kunnen we leren van alles wat we nu hebben ervaren en gedaan voor een volgende keer?
- Wat gaan we de volgende keer – wetende wat we nu weten – anders doen voor een beter resultaat?
Een reflectie moment kun je natuurlijk op elk willekeurig moment inplannen, zeker als je net begint. Maar voor de toekomst kun je reflectie momenten onderdeel maken van je normale planning. Bij de overgang van fasen in projecten bijvoorbeeld. Of elke maand als onderdeel van teamoverleg.
Tip 2 – Op zoek naar terugkerende problemen
Een van de zaken die je ook periodiek kunt bespreken is ‘welke problemen, irritaties, moeilijkheden, wrijvingen met andere afdelingen, etc etc komen steeds weer op ons pad?’ Deze terugkerende ‘problemen’ of ‘uitdagingen’ zijn namelijk de eerste onderwerpen waar je van kunt leren.
De normale gang van zaken is meestal in het dagelijkse werk eenmanier vinden om met deze problemen om te gaan. We pakken een route om het probleem heen, zuchten eens diep, passen onze planning aan…
Een lerende organisatie pakt deze terugkerende problemen aan om te onderzoeken waarom deze problemen steeds terugkeren. De oorzaak te vinden die er voor zorgt dat deze problemen steeds terugkeren. Om de oorzaak aan te pakken, in plaats van te leren leven met het symptoom.
Het mooie is dat je niet meteen een oplossing hoeft te bedenken. Je kunt er andere mensen bij betrekken (doen! Goed voor het draagvlak) en kunt rustig stappen nemen om te leren en uit te vogelen hoe je het probleem echt op kunt lossen. Het gaat immers niet over een acuut probleem waar de voortgang van de werkzaamheden van af hangt.
Tip 3 – Leren van de opleiding of training van collega’s
Een mooie tip van een van onze Fast Track MBA studenten, die inmiddels door meerdere van onze studenten toe wordt gepast… Elke maand in het team- of MT-overleg wordt een kwartier tot een half uur ingeruimd om de belangrijkste theorie, inzichten en toepassingen te delen. Op die manier creëer je niet alleen kennis voor jezelf, maar zorg je meteen dat de manier van denken die je aanleert ook breder in de organisatie wordt gedeeld.
Dat kun je natuurlijk altijd doen als een collega een opleiding of training doet. Op die manier maak je nieuwe kennis en inzichten beter toegankelijk voor de organisatie. Niet alleen blijft de nieuwe kennis niet bij één iemand ‘hangen’, maar je gaat ook meer met die nieuwe kennis en inzichten doen.
Je kunt hierbij de volgende aandachtspunten hanteren:
- Wat zijn inzichten uit de opleiding (tot nu toe) of training die ons als team of organisatie iets kunnen brengen?
- Wat leren we hierdoor over de organisatie en/of over ons functioneren?
- Wat zijn de belangrijkste punten hieruit die we kunnen gebruiken om te ontwikkelen en te verbeteren?
- Hoe gaan we deze inzichten omzetten in actie? Hoe gaan we het gebruiken?
- Hoe gaan we onszelf hier scherp op houden?
- Waneer gaan we hier op reflecteren (zie tip 1)? 🙂
