Kotter – zo doen we dat hier niet! Veranderen naar een flexibele en innovatieve organisatie

Door: Marischka Setz

In het weekend heb ik het boekje – of de parabel – van verandermanagement goeroe John Kotter en Holger Rathgeber opnieuw gelezen. Een leuk compact boekje dat laat zien hoe een kolonie stokstaartjes in Afrika om gaat met de veranderende wereld. En daarmee raakt dit boekje de kern waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben of krijgen in ons werk. De wereld om ons heen veranderd immers steeds sneller – niet alleen door alle corona veranderingen, maar ook door de doorgaande veranderingen in de digitale wereld.

De kolonie wordt verstoort in het rustige leventje door grote droogte en de opkomst van nieuwe roofdieren. En elk plan om aan voedsel te komen, voedselverspilling tegen te gaan of snel roofdieren aan te zien komen, wordt tegengehouden door de opmerking ‘zo doen we dat hier niet!’. De rest van de kolonie schiet dus in de weerstand.

Natuurlijk zijn er uitzonderlijke stokstaartjes die ons uiteraard naar de oplossing leiden.

In de kern beschrijft de parabel de spagaat tussen aan de ene kant het beheersbaar houden van de organisatie als de organisatie groeit en een bepaalde omvang heeft. Je moet ‘beheersen’ omdat de organisatie nu eenmaal een belang heeft bij voortbestaan. En dat voortbestaan vraagt dat je bepaalde handelingen en processen blijft doen. Niet af en toe een dagje wel en de andere dagen niet. Je zou kunnen zeggen dat de organisatie eist dat er aandacht is voor het houden en bewaken van de manier van werken die bestaansrecht geeft.

Dat houden en bewaken – of borgen, als je dat liever hebt – van de going concern of status quo doen we met behulp van hiërarchische lijnen, besluitvorming en procedures. Iedereen binnen dat proces weet precies waarvoor hij/zij opgelijnd staat en wat er van hem/haar verwacht wordt. Vervul je jouw taak niet, of werk je niet volgens de afgesproken werkwijze dan ontstaan er fouten en komt het voortbestaan van het proces en daarmee de organisatie in de knel.

Maar als je alles richt op het behouden van hoe het eenmaal is ingericht, ben je niet klaar voor de veranderingen die buiten de organisatie aan het voltrekken zijn. Nieuwe uitdagingen, nieuwe bedreigingen, andere technologieën, verschuivingen op de arbeidsmarkt, nieuwe markten… noem maar op. Veranderingen die van de organisatie vragen nieuwe manieren van werken, nieuwe producten en diensten en nieuwe manieren van produceren te vinden.

Een ding is zeker: zowel behoudend werken en sturen, als vernieuwend werken en sturen is bijna ondoenlijk in dezelfde organisatie. Je kunt niet van mensen vragen zich aan de ene kant te houden  aan de bestaande procedures en processen en tegelijkertijd deze procedures en processen te vernieuwen.

Kotter stelt daarom een hybride organisatievorm voor: aan de ene klant de meer klassieke structuur en sturing om de going concern te borgen. En aan de andere kant een project-organisatie die nieuwe initiatieven onderneemt en oplossingen genereert voor nieuwe uitdagingen. Deze initiatieven moeten – als ze daadwerkelijk een oplossing leveren – dan geïntegreerd worden in de staande organisatie. En dat kan omdat ze al uitgedacht en uitontwikkelt zijn. Er is een nieuwe vaste werkwijze bedacht die in de staande organisatie gemanaged kan worden.

De projectorganisatie kan dan weer aan de slag met nieuwe initiatieven.

Bij mijn eerste werkgever – toen nog KPN Nederland, de holding boven PTT Telecom, PTT Post en KPN Research – noemden we dit ‘draaien’ en ‘bouwen’. Ik zat in een groepje management trainees die voorbestemd waren snel door te stromen naar serieuze management functies. Een van de ‘bovenbazen’ uit mijn introductieprogramma legde uit dat onze eerste opdracht was om uit te vinden of je een ‘draaier’ of een ‘bouwer’ was. Een draaier was een manager die een deel van de bestaande organisatie onder zijn of haar hoede nam en zorgde dat dat deel van de organisatie goed bleef draaien. Een lastige taak omdat er altijd wel dingen gebeuren die er voor zorgen dat er ‘zand’ tussen de ‘tandwieltjes’ van zo’n organisatiemachine komen. Het zorgen dat de machine als geheel blijft draaien is daarmee een grote en essentiële verantwoordelijkheid. Als de machine tot stilstand komt, vervalt het bestaansrecht en is de organisatie weg.

Maar organisaties hebben ook altijd behoefte aan nieuwe ‘tandwieltjes’. Misschien een tandwiel dat een deel van de bestaande organisatie moet vervangen. Of misschien een nieuw tandwiel dat als een uitbreiding aan de machine geklikt moet worden. Hier heb je ‘bouwers’ voor nodig.

Maar zei deze oude rot in het vak – iemand die ‘heel wat postbroeken had versleten’ – het houdt niet op bij het bedenken van een nieuw tandwiel. Een tandwiel is namelijk zo getekend. De verantwoordelijkheid van een bouwer gaat verder:

  • Het tandwiel moet bedacht worden
  • Na goedkeuring moet het tandwiel ook gebouwd worden
  • En tot slot moet het tandwiel draaien, en wel in het tempo waarin het tandwiel toegevoegd kan worden aan de grote machine – zonder dat de machine daardoor gaat haperen

Pas dan is de bouwer klaar en kan het tandwiel ‘ondergebracht’ worden bij een draaier. Het nieuwe tandwiel is dan onderdeel van de staande organisatie geworden.

 

 

0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)

Introductiecollege Fast Track MBA

Is de Fast Track MBA iets voor jou? Kom dan naar het vrijblijvende DNHS Fast Track Introductiecollege via onze digitale collegezaal. Op dit college proef je de DNHS sfeer, bespreken we de inhoud en opzet van de opleiding, jouw ontwikkelbehoefte, mogelijke vraagstukken in jouw organisatie en kun je je vragen over de opleiding stellen.

Het was onze opdracht om uit te vinden of we bouwers of draaiers waren. Het ene was niet belangrijker dan het andere. Het was gewoon anders. Beiden waren noodzakelijk en belangrijk voor de organisatie. Tot geruststelling van de meeste van mijn mede trainees zei hij erbij dat de organisatie wel meer draaiers dan bouwers nodig had – het was tenslotte een hele grote en complexe organisatie.

De vraag is of de verhouding draaiers en bouwers die toen ideaal was, nu nog steeds geldt. Misschien hebben we met de versnelling van de ontwikkelingen in de wereld om ons heen wel meer bouwers dan draaiers nodig. En misschien is het ook nog belangrijker dan toen om bouwers de drie stappen – zoals die hierboven zijn benoemd – te laten doorlopen. Want een nieuw tandwiel moet vandaag de dag niet alleen in een stabiel draaiende machine ‘ingeschoten’ worden, maar moet ook afgestemd zijn op al die andere, nieuwe tandwielen die tegelijkertijd op de staande organisatie af komen.

Kotter maakt in dit boek ook een duidelijk onderscheid tussen managers en leiders. Hij schrijft: ’Management is onder meer gericht op het onder controle houden van een grote groep mensen, terwijl leiderschap draait om het creëren van (keuze)vrijheid voor individuen in die groep.’ Met andere woorden: management is voor draaiers en leiderschap voor bouwers. In Kotters beeld kan een organisatie alleen succesvol zijn als er een goede verhouding tussen managers en leiders is.

In het RB-programma – de vervolgopleiding van de Fast Track MBA – werken we dit jaar aan de gevolgen van digitalisering of de digitale revolutie voor onze organisaties. Daarin komen we tot de conclusie dat er eigenlijk geen scheiding is tussen management en leiderschap, omdat de organisatie – om goed aan te kunnen sluiten bij de digitale ontwikkelingen – managers en leiders op elk team moeten hebben. Vaak in dezelfde persoon, soms binnen het team als rollen die bij verschillende teamleden geborgd zijn.

Dus niet meer organisatieonderdelen of teams die gericht zijn op draaien of bouwen, maar teams die zowel draaien als bouwen…. En dat vind ik persoonlijk wel een uitdagende manier om naar de toekomst van de organisatie te kijken. Want dat kan de nodige snelheid binnen de organisatie geven die past bij de dynamiek buiten de organisatie.

En jij… pak jij dan de draaiers-rol of de bouwers-rol?

Deel dit artikel:

Blijf op hoogte

Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen. Laat dan hieronder je gegevens achter.

50%

Je bent er bijna… Nog even je gegevens invullen

 

 

dit veld niet invullen s.v.p.
Ook wij haten SPAM! Jouw gegevens zijn veilig bij ons!

Meer weten over onze Fast Track MBA opleiding?