In het kort:
- Eind deze week een jaar geleden gingen de eerste corona-maatregelen in, en we zijn er voorlopig nog niet van af
- En dat tekent een jaar met grote veranderingen: de dreiging van corona, sociale beperkingen, massaal thuiswerken, vanuit huis school les krijgen, een dominante verschuiving naar online
- Wat ga je doen als het nog veel langer gaat duren? Onze tip: maak gebruik van de drie maanden regel en optimaliseer de nieuw ontstane routines met onze bedrijfskundige tips!
Eind deze week een jaar geleden – op zondag 15 maart 2020 – werd om 17u aangekondigd dat alle horeca om 18u dicht ging. En eigenlijk is in dit jaar de horeca niet echt meer open geweest. Oké, rond de zomervakantie konden we weer even uit eten, maar wel met de nodige aanpassingen. En voordat we aan die aanpassingen gewend waren moest de horeca alweer dicht. Inmiddels zijn we alweer maanden niet uit eten geweest als samenleving.
En, het kan nog veel langer duren…
Grote verschuivingen
De corona maatregelen hebben grote verschuivingen veroorzaakt. Als we voorbij gaan aan het persoonlijke leed dat door het virus en de maatregelen veroorzaakt is en oom voorbij gaan aan de branches die geheel de deuren moesten sluiten, zien we een markt die zich deels heel goed herstelt. We zijn in hele korte tijd massaal vanuit huis gaan werken. Een overgang van een ‘op kantoor’ maatschappij naar een ‘vanuit huis’ maatschappij in een paar maanden. Een overgang die we allemaal nodig vonden, maar niet gerealiseerd kregen.
We vonden het nodig omdat het minder stressvol is. Maar ook omdat mensen als ze niet gestoord worden meer werk gedaan krijgen. We zijn dus veel efficiënter als we vanuit huis werken. Ook zijn we effectiever omdat we planmatiger aan het werk zijn. Daarnaast is het fijn in kader van files (voor de BV Nederland) en in kader van de kosten van kantoren (voor de organisatie) als mensen meer vanuit huis gaan werken. En als individu winnen we tijd omdat we niet naar kantoor hoeven en niet in de files staan.
Initiatieven zoals ‘het nieuwe werken’ moesten deels vanuit huis werken stimuleren. Maar hadden niet echt effect – behalve dat er een soort strijd om een werkplek in kantoren kon ontstaan. Maar met de druk van corona was het in een paar weken gepiept.
En met thuiswerken is er meer veranderd…
Natuurlijk ging het de eerste weken – maart en april 2020 – over het regelen dat iedereen een computer, een verbinding en een bureau met een goede stoel had. En aangezien China toen al een tijdje ‘dicht’ was, was het nog niet zo simpel om snel spullen bij te kopen.
Nu een jaar later zien we dat er er meer gebeurd is dan alleen het regelen van computers etc. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop we samenwerken. Onze vergaderzaal is digitaal geworden. Omdat we geen gedeelde koffiemachine meer hebben wordt er aanzienlijk minder geroddeld. Dat is goed nieuws! Maar daarmee werkt ook het informele communicatiekanaal niet meer. En dat is minder goed nieuws…
Ook leidinggeven is veranderd. Al was het alleen maar omdat je als leidinggevende niet meer elk moment van de dag over de schouder van je teamleden heen kunt kijken. We hopen dan maar dat dit betekend dat er meer vertrouwen is in medewerkers, en dat leidinggeven zich heeft geprofessionaliseerd.
En geëgaliseerd… het is lastig om ‘belangrijkheid’ van een eigen kamer of een grote vergadertafel en andere entourage uit te stralen via een klein Zoom-vakje…. De belangrijkheid van de directiekamer of de grote leaseauto is dus aanzienlijk minder geworden.
Ons werk is ook geflexibiliseerd. Werk is niet meer van 9 tot 5. Al was het maar omdat de kids ook aandacht vroegen met hun vanuit huis school volgen. Toch heeft dat niet massaal geleid tot het minder werken. Mensen voelden verantwoordelijkheid en plooiden hun werk naar buiten schooltijden.
De drie maanden regel
Als we praten over gedragsverandering dan hanteren we over het algemeen de drie maanden of de 90 dagen regel. Die regel zegt dat als je drie maanden een nieuwe gewoonte stelselmatig gebruikt er een nieuw ‘normaal’ is gaan gelden. Als je drie maanden ’s ochtends eerst oefeningen doet voordat je je aankleed en gaat ontbijten, is dat je nieuwe normaal. Als je drie maanden geen suiker en melk meer in de koffie drinkt, is zwarte koffie je nieuwe normaal. Of je drinkt helemaal geen koffie meer… en dan is dat je nieuwe normaal. Ons brein heeft dus een minimaal aantal keren herhaling van bepaald gedrag nodig om tot een routine te worden.
En wat betekent dat dan als we kijken naar een jaar lang anders werken omdat we ons aan moeten passen aan corona?
Wat zijn dan bij jou en in jouw werk en organisatie de nieuwe routines?
Leidt het nieuwe normaal ook tot verbetering?
Veranderen is niet leuk – we hebben er als mensen zelfs enorme weerstand tegen. Want – zo zegt ons primitieve brein – een verandering betekent ook dat we een nieuwe inschatting moeten maken van onveilige situaties. En het goed inschatten van onveilige situaties is een kwestie van leven en dood. In primitieve tijden. Op kantoor en in onze 21ste eeuw samenleving gaat het wat minder over letterlijk leven en dood.
Toch moeten we in de organisatie wel denken in termen van leven en dood. Of – meer bedrijfskundig benoemd – van wel of geen bestaansrecht. Om bestaansrecht nu en in de toekomst te behouden stellen we onszelf doelen. En alles wat bijdraagt aan het bereiken van die doelen noemen we effectief.
De vraag is dan ook of de nieuwe gewoontes die we afgelopen 12 maanden als mens, als team en als organisatie hebben gecreëerd – en minimaal 3 maanden hebben volgehouden – ook effectief zijn. Gaan die nieuwe gewoonten, routines en werkwijzen bijdragen aan het bestaansrecht van de organisatie? Helpen ze ons om onze doelen te bereiken?
Omdat de periode waarin we noodgedwongen vanuit huis werken nog wel even kan duren is het een goed moment om eens na te gaan of dit nieuwe normaal voor jou, voor jouw team en voor de organisatie wel optimaal werkt.
Het kan nog… deze inzichten proactief gebruiken
Omdat de maatregelen nog wel even kunnen duren heb je nu namelijk een hele mooie kans om de inmiddels opgebouwde routine nog ene keer aan te scherpen. Zo hebben we in de wekelijkse PowerBoost op de DNHS Campus aandacht voor de mogelijke verbeteringen die je door kunt voeren bij digitaal werken en vergaderen. Zaken zoals:
- agenda voeren
- de lengte van vergaderingen
- hoe je het maximale uit vergaderingen haalt
- de tijd binnen vergaderingen goed verdelen
- echt ongestoord werken, omdat dat essentieel is voor het leveren van kwaliteit
- het verdelen van werkzaamheden over de dag, omdat je als mens niet op elk moment van de dag even sterk bent in bepaalde werkzaamheden
Je kunt deze PowerBoosts – die elke maandagochtend verschijnen op de DNHS Campus – gratis lezen. En leren van de inzichten van deze Boost, en van de Campus-deelnemers die hun vragen en inzichten delen. De DNHS Campus is gratis voor managers, professionals en ondernemers die zichzelf en hun organisatie willen ontwikkelen. Je moet alleen een (gratis) profiel aanmaken.
Bepaal – eventueel met input van de PowerBoosts – welke verbeteringen je nog door wilt voeren in de nieuwe routines van jouw werk. En gebruik de komende drie maanden om die aanpassingen in de routine door te voeren. Dat maakt je werk nog gemakkelijker en effectiever!