Heb jij ze wel eens gezien, die advertentieteksten in de krant of via social media, waarin naast natuurlijk de beschrijving van de functie-inhoud voor de geplaatste vacature, er ook van je gevraagd wordt dat je met name flexibel bent?
Wat vraagt men nu eigenlijk in een dergelijke vacature tekst van de toekomstige medewerker en wat zegt dat over de organisatie?
Structuur leidt tot inflexibiliteit
Ieder organisatie kent een bepaalde structuur en afhankelijk van die structuur rollen en functies die daarbinnen vervuld moeten worden.
Dit heeft niets te maken met hiërarchie (immers: ik zei het al….afhankelijk van de structuur), maar alles met het werk dat georganiseerd en uitgevoerd moet worden. Logisch dus dat zeker bij grotere organisaties er een beschrijving van functies, rollen en taakgebieden plaatsvindt. Iedere organisatie en dan met name het management moet er voor zorgen dat al hetgeen gedaan moet worden ook daadwerkelijk plaatsvindt.
In die zin zou je dus kunnen zeggen dat de organisatie er belang bij heeft dat alle functies, rollen en taakgebieden bij verantwoordelijke medewerkers zijn belegd en dat die medewerkers ook daadwerkelijk zorgen dat het werk uitgevoerd wordt. Hoe past die flexibele medewerker dan daarin?
Maar…. Flexibiliteit is noodzakelijk
Flexibele medewerkers zijn met name van belang voor organisaties als er buiten hun eigenlijke functie of rol ook van hen andere werkzaamheden gevraagd worden. Niks mis mee, zou je zo zeggen. Of misschien wel een noodzaak, in het licht van een steeds veranderende omgeving die steeds weer andere eisen aan medewerkers stelt. Een functie en de inhoud daarvan ziet met name op uitvoering van de huidige werkzaamheden en niet op de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden in het licht van het toekomstig bestaansrecht van de organisatie.
Natuurlijk kan het zo zijn dat de organisatie inmiddels zijn strategische fit met de markt ergens anders vindt. Doorvertaling naar de interne kant van de organisatie kan dan maken dat de inhoud van de functies wijzigen. Bij organisaties die dit strategisch proces gestructureerd doorlopen, zullen medewerkers worden meegenomen, zodat de verandering van de functie-inhoud of het toekomstig vervullen van een andere rol binnen de organisatie geen verrassing is.
Flexibiliteit is ook een structureel probleem
Ook is er niks mis met het op incidentele basis eens inspringen voor een zieke of afwezige collega. Als de organisatie structureel van medewerkers andere werkzaamheden vraagt dan die waarvoor ze eigenlijk zijn aangenomen, zonder dat er sprake is van een organisatorische aanpassing op basis van een gewijzigde strategische fit, is dat echter een signaal.
Als je van afwisselend werk houdt, kan ik me voorstellen dat je het eigenlijk best wel leuk vindt om de ene keer hiervoor gevraagd te worden en de andere keer weer voor iets anders. Het negatief bijeffect van dan weer eens hier voor ingezet worden en dan weer eens daarvoor, kan echter zijn dat de eigen werkzaamheden onder druk komen te staan en daardoor niet gerealiseerd worden. Behalve dat dit mogelijk veel stress en onduidelijkheid voor medewerkers met zich meebrengt is het ook ongewenst voor een organisatie. Immers, belangrijke aspecten van het werk worden mogelijk niet gedaan met alle gevolgen van dien.
Het is om die reden dan ook van belang dat je je bewust bent van je rol én dat je je bewust bent van de rol van je collega’s.
Rolzuiverheid
Beter is het te denken in termen van de rol die je binnen de organisatie hebt.
Rolopvatting en rolzuiverheid zijn er juist op gericht te zorgen dat:
Je in het rode perspectief
- Gericht blijft op het volbrengen van het proces zoals het door de organisatie is bedacht en vormgegeven
- Aanpassingen in het proces vinden alleen plaats als dit de efficiency van het gehele proces – en niet alleen het eigen kleine deeltje – ten goede komt.
Je in het groene perspectief
- Gericht blijft op het bewustzijn van de eigen plek en bijdrage aan het grotere geheel
- Aanpassingen in het proces vinden alleen plaats als dit de effectiviteit van het gehele proces – en niet alleen van het eigen deel van het proces – ten goede komt
Het komt er dus op neer dat sommige aanpassingen goed zijn – omdat ze de effectiviteit van de organisatie vergroten – en dat andere aanpassingen juist heel slecht zijn – omdat ze de efficiency van de organisatie verstoren zonder de effectiviteit te vergroten. En het is de specifieke rol en verantwoordelijkheid van professionals en managers in de organisatie om het verschil tussen deze twee te zien.
Terug naar de flexibele medewerker
Op het werven van flexibele medewerkers kan ik dan ook niet tegen zijn, want laten we wel zijn, wie is dat wel?! Maar, laten we die flexibiliteit dan wel op een goede manier inzetten namelijk in het kader van een mogelijke gewijzigde functie-inhoud als gevolg van een gewijzigde koers van de organisatie.
Wordt flexibiliteit ingezet als tijdelijke oplossing om onderdelen binnen de organisatie die niet goed functioneren te maskeren, dan leidt dit vaak tot nog grotere organisatorische problemen.
- Het echte probleem wordt namelijk niet opgelost en blijft dus bestaan
- Door de inzet van flexibele medewerkers die op onderdelen andere rollen gaan vervullen, wordt een deel van de eigen rol niet vervuld of komt de vervulling daarvan in gevaar
- Het hoger management krijgt daardoor niet zicht op de echte problemen, immers probleem A is opgelost en voor hen niet zichtbaar, maar uit managementinformatie blijkt dat afdeling of medewerker B niet functioneert (omdat die heel flexibel aan de slag zijn gegaan met het oplossen van probleem A en de eigen werkzaamheden daardoor zijn blijven liggen). Hierdoor ontstaat een risico op ingrijpen bij de verkeerde organisatieonderdelen en of medewerkers.
- En als dit alles onder de dekmantel blijft en de medewerkers en of afdelingen met elkaar de tent wel draaiende houden, zou je zeggen niets aan de hand. Totdat de medewerker die altijd meer deed dan zijn rol vertrekt. Bij vervanging blijkt dan dat bepaalde werkzaamheden niet meer worden gedaan.
Flexibiliteit is dus hartstikke goed, voor zover het betrekking heeft op de inzet van medewerkers in incidentele situaties danwel eigenlijk een competentie bij een medewerker beschrijft die maakt dat ook toekomstig bestaansrecht gecreëerd kan worden.
Hoe zit het nu met jouw flexibiliteit en hoe kijk jij naar de inzet van medewerkers en wat zegt dat over jouw leiderschap?
