Het is de tijd van het jaar voor – bovenop het formuleren van jaarplannen en doelen die toch nog bereikt moeten worden – de functioneringsgesprekken. Een drukke tijd dus. Meer dan in alle andere jaren, staan de functioneringsgesprekken – door de periode waar we ons nu eenmaal in bevinden – in het teken van verbinding.
Het feit dat we veel thuiswerken maakt dat we ook op een andere manier moeten managen en (aan)sturen. Een onderwerp waar veel leidinggevenden mee worstelen. Vooral omdat het gebruik van internet voor werken op afstand een ander bewustzijn en vaardigheden met zich mee brengt.
Een veel gehoorde vraag is dan ook: “Hoe houden we verbinding met elkaar?”. Het praatje op de gang, bij het koffiezetapparaat en soms zomaar op de hoek van het bureau is door al dat thuiswerk vervallen.
Van de ene op de andere dag digitaal
Bij DNHS Business School hebben we niet alleen de meetings met klanten en onze colleges van de ene op de andere dag digitaal gemaakt – wat dus ook een andere vorm van interactiviteit met zich meebrengt – maar ook zijn we begonnen met het houden van “check- ins”. Tijdens een check-in kijken en bespreken we hoe iedereen er in zit, wat het energieniveau is, of er stress ervaren wordt etc. Werken via een digitaal medium maakt het nu eenmaal minder makkelijk om fysieke signalen te registreren en van daaruit rekening te houden met het een of het ander.
Ook zijn we met ons team begonnen met een zogenaamde weekstart. Een weekstart is geen onbekend verschijnsel in het bedrijfsleven en een onderdeel van Agile werken, maar onze weekstart is anders. Gericht op verbinding. Op maandag… met niks anders op de agenda dan even met elkaar verkennen hoe het weekend was, wat er komende week op de agenda staat, hoe het met de verbouwing staat van de thuislocatie van DNHS Business School en of het huis van een andere collega al verkocht is. Ondertussen pakt de één een kop koffie. De ander beantwoordt een mail. Een derde teamlid deelt een foto van haar hond die zo schattig is. Daarnaast komen er ook zaken aan de orde die snel even gevraagd en beantwoord kunnen worden, nu we toch bij elkaar zitten…
Digitaal werken blijft uitproberen en experimenteren
In het begin wisten we niet of deze manier van even met elkaar de week beginnen zou bijdragen aan de verbinding, maar inmiddels vinden we het allemaal fijn. En samen met de meer formele overleggen die we uiteraard ook hebben, kan ik zeggen (waarbij ik denk dat ik ook voor de collega’s spreek) dat de verbinding en de wijze waarop wij met elkaar werken alleen maar is verbeterd.
Maar kennelijk geldt dat voor lang niet alle bedrijven.
Mijn oog viel dan ook op een stuk in een krant waarvan ik niet meer weet welke het was, maar waarin werd vermeld dat functioneringsgesprekken dit jaar met name gaan over verbinding.
Dat brengt mij bij de vraag: is dit nu waar de functioneringsgesprekken voor zijn?
Een nieuwe rol voor het functioneringsgesprek?
Begrijp me goed, uiteraard vind ook ik dat verbinding met elkaar en vertrouwen op elkaar als team een hele belangrijke 
bouwsteen is om je doelstellingen als organisatie te bereiken. Daarover geen misverstand. Dus dat dit onderwerp bij het kennelijke gebrek daaraan op de agenda staat begrijp ik wel.
Maar wat ik niet begrijp is dat dit kennelijk het hoofdonderwerp is waar de meeste organisaties in 2020 hun beoordelingsgesprekken om heen bouwen.
En om maar eens een steen in de spreekwoordelijke vijver te gooien…Verbinding is geen doel maar een hele belangrijke randvoorwaarde! Dit blijkt al uit het feit dat je een functioneringsgesprek 1 of hooguit een paar keer per jaar hebt. En verbinding heb je 365 dagen in het jaar nodig.
Functioneringsgesprekken moeten wat mij betreft gerelateerd zijn aan de organisatiedoelstellingen. En als afgeleide daarvan zijn de persoonlijke doelstellingen voor de medewerker geformuleerd, waarop hij of zij uiteindelijk ook beoordeeld wordt.
De Plan-Do-Check-Act
Alleen op die manier richt je een Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus goed in en richt je je als organisatie maximaal op de realisatie van doelstellingen, waarbij je tegelijkertijd ook input ophaalt om bij te (kunnen) sturen.
Natuurlijk weet ik dat in heel veel organisaties de functioneringsgesprekken niet als zodanig werken en er soms maar weinig relatie is met hogere doelstellingen. Toch is dat geen reden maar op dezelfde weg voort te gaan. Als er een moment is om strak je organisatiedoelstellingen na te streven en de organisatie zo in te richten dat maximale realisatie ook tot de mogelijkheden behoort, dan is dat nu. Functioneringsgesprekken voeren kan daar een onderdeel van zijn.
Dat laat natuurlijk onverlet dat geïnspireerde werknemers die lekker in hun vel zitten en verbinding hebben met het team en de organisatie waar ze onderdeel van uit maken daar een belangrijke randvoorwaarde voor is. Daar geen misverstand over.
Maar om nu alle functioneringsgesprekken volledig in dat teken te gaan voeren, lijkt mij niet juist. Het lijkt me veel meer een uitdrukking te zijn van managerial en bestuurlijk onvermogen om met de nieuwe werkelijkheid om te gaan.
Tips voor nu en volgend jaar!
Op basis van deze blog heb ik een aantal tips voor je:
1)Wat wil je met het functioneringsgesprek realiseren? Het gesprek an sich is ook een middel tot een doel!
2) Bepaal wat aan de orde komt in het functioneringsgesprek. Zijn er doelstellingen geformuleerd? Bespreek dan de realisatie van deze doelstellingen. Randvoorwaarden kunnen daarbij aan de orde komen, maar zijn geen doel!
3)Laat functioneringsgesprekken geen losstaande gesprekken zijn, die gaan over wat er dit jaar gedaan is en hoe gaat het, maar plaats ze in de context van de organisatie. Welke doelstellingen wil de organisatie realiseren?!
4)Last but not least: De oogst van een functioneringsgesprek in termen van ontwikkel punten en mogelijkheden is één van de onderwerpen voor het gesprek van volgend jaar. En natuurlijk weer in de context van te realiseren doelstellingen.
Al deze punten zijn gebaseerd op het bedrijfskundig zo optimaal mogelijk functioneren van de organisatie. Wil jij hier nu meer over weten en ben je zelf wellicht toe aan bedrijfskundige ontwikkeling, meld je dan eens aan op een van onze introductiecolleges!
