Effectiviteit en efficiëntie zijn twee basis beginselen die een belangrijke rol spelen in organisaties. En in de bedrijfskunde. Het valt ons op dat deze termen in organisaties vaak door elkaar gebruikt worden. Raar eigenlijk, want beide termen hebben een hele eigen betekenis én een eigen belang voor de organisatie.
Efficiënt – De dingen goed doen
Als je steeds beter wordt in wat je doet. De criteria waarmee we beter beoordelen zijn: sneller, met minder middelen en in minder tijd.
Effectief – De goede dingen doen
Als je die stappen zet en die acties onderneemt die je dichter naar je doel brengen.
De gewenste volgorde van deze twee invalshoeken
Het mag duidelijk zijn dat zowel effectiviteit als efficiëntie belangrijk zijn voor een organisatie en ook voor jou. Effectief zijn zorgt ervoor dat je doelen haalt, efficiënt zijn zorgt dat je dat op de best mogelijk manier doet. Er zit echter wel een gewenste volgorde in deze twee invalshoeken:
- Bepalen welke stappen nodig en nuttig zijn, in het kader van de doelen die je hebt (effectief).
- Als je weet welke actief je moet ondernemen, onderneem je deze op de best mogelijke manier (efficiënt).
Effectiviteit binnen de organisatie
Helaas zit het systeem van de organisatie niet altijd zo in elkaar dat we effectiviteit voor efficiëntie kunnen stellen. Het hogere management stelt dan de overall-doelen voor de organisatie en maakt een vertaalslag naar activiteiten voor functionele gebieden, afdelingen en medewerkers. Hierdoor gaan we er onbewust vanuit dat het effectiviteitsvraagstuk al is beantwoord.
Echter kan het zo zijn dat het overall-doel van bovenaf vertaald is naar bepaalde activiteiten, terwijl jij vanuit jouw expertise weet dat er alternatieve methoden zijn die sneller naar het uiteindelijke doel werken. Je kunt en mag niet van ‘bovenbazen’ verwachten dat ze alle ins en outs van jouw vak kennen. Daarvoor hebben ze inhoudsdeskundigen en professionals zoals jij in dienst.
De organisatie vraagt er niet om, omdat het systeem er vanuit gaat dat dit in de systematiek van jaarplannen, doelstellingen en targets al geregeld is. Maar vanuit jouw expertise weet je dat er soms wel effectiviteitsslagen te behalen zijn.
Organisaties sturen duidelijk op efficiëntie
Efficiëntie zit heel stevig verankerd in het systeem van vertalen van overall-doelen naar afdelingen en medewerkers. Er wordt gekeken welke arbeidsdeling bijdraagt aan deze doelen en er worden mensen en middelen toebedeeld. En deze mensen en middelen zijn altijd beperkt, we willen namelijk altijd meer dan we met de beschikbare mensen en middelen kunnen bereiken.
Kijk maar naar de manier waarop je gestuurd wordt en hoe rapportages in elkaar zitten. Heel plat gezegd sturen we op:
- Behalen van de geplande resultaten
- Kosten
- Deadlines
Precies de variabelen die horen bij efficiëntie. Scoor je goed op deze punten dan zal de rapportage (als je met een modern rapportagesysteem werkt) allemaal ‘groene’ meldingen geven.
Veel bedrijven zitten in het adagium; steeds meer doen met minder mensen. Hierdoor wordt de druk op steeds efficiënter worden hoog. En dat is een druk die we voelen. Zeker omdat je niet onbeperkt efficiënter kunt worden, hoe hoog de lat ook wordt gelegd. En de stress wordt extra hoog als je steeds efficiënter moet worden in activiteiten waarvan jij je afvraagt of ze wel de meeste effectieve zijn.
Reageren als werknemer of als professional
Als bedrijfskundigen zien we een verschil tussen werknemers en professionals. Dat verschil zit met name in de opvatting van het werk en hoe je in je werk staat. Dit is bijvoorbeeld te zien in twee basis manieren waarop je met het spanningsveld tussen effectiviteit en efficiëntie om kunt gaan.
Een medewerker reageert (heel zwart/wit gezegd) met:
- Het zal wel goed zijn, er zal wel over nagedacht zijn, dus ik doe het gewoon zoals het me is opgedragen.
- Ik doe gewoon wat ik moet doen, dan zal het wel goed zijn.
- Lastig weer zo’n bezuinigingsronde… Maar wat moet dat moet.
- Het staat zo in mijn targets en ik wil een goede beoordeling. Ik kan die goede beoordeling alleen krijgen als ik mijn targets haal.
De andere manier van met dit spanningsveld tussen effectiviteit en efficiëntie omgaan is de manier van de professional. Weer zwart/wit gesteld is je reactie dan:
- We kunnen met veel minder inspanning een veel beter resultaat behalen, zullen we daar eens over praten?
- Ik claim en krijg de vrijheid om die acties te doen die de meeste resultaten opleveren.
- Als ik mijn efficiëntie scores niet haal kan ik haarfijn uitleggen waarom dit in het belang van de organisatie is en dat het juist goed is dat ik andere keuzes maak.
- Ik hou mijn leidinggevende goed aangesloten als ik door voortschrijdend inzicht andere dingen wil doen als in mijn targets staan. Tenslotte zijn die bepaald op de beste kennis die er toen was, maar inmiddels weten we meer en beter…
Natuurlijk weten we dat de manier waarop je reageert waarschijnlijk een combinatie of een tussenweg tussen deze twee extremen is. Niet omdat je niet op de tweede manier wilt werken en reageren, maar omdat je af en toe niet kunt. Je maakt nu eenmaal onderdeel uit van een organisatie en bent gebonden aan de manier van werken, sturen en afrekenen die in het systeem van de organisatie zit.
De organisatie én jij zijn het meest gebaat bij eerst effectiviteit dan efficiëntie
Weet dat op de langere termijn zowel jij als de organisatie gebaat zijn bij eerst effectiviteit, dan efficiëntie. De organisatie is hierbij gebaat omdat de gestelde doelen dan sneller en zekerder worden gehaald. Daarnaast leidt de weg van de effectiviteit op langere termijn altijd tot een beter rendement op mensen en middelen.
Maar ook jij bent hier op langere termijn bij gebaat. De aanpak van de professional zal je namelijk meer regelruimte en plezier in je werk opleveren, omdat jouw effectiviteit toeneemt. Hierdoor kun je steeds meer toegevoegde waarde leveren als professional. Door zelf te blijven denken en het nut van bepaalde activiteiten ter discussie te stellen, lost een deel van het ‘gedoe’ (waar je heel druk mee kan zijn) zichzelf op.
