In het kort:
- Als het goed is, heb jij of jouw organisatie aan het eind van vorig jaar een plan gemaakt voor dit jaar, het zogeheten jaarplan
- De vertaling van dit plan in cijfers heet de begroting
- Het volgen en het monitoren van deze begroting kan op basis van het lezen van de cijfers. Wat is er wel dan wel niet gehaald of uitgegeven.
- Beter is het, het verhaal van de cijfers te lezen en dit te monitoren.
- In plaats van “ we hebben meer geld uitgegeven dan begroot, wordt er dan een ander gesprek gevoerd binnen de organisatie.
- Het gesprek luidt dan: We hebben extra doelen gerealiseerd!
De vertaling van de doelstellingen in financiële overzichten
Aan het einde van vorig jaar ben jij of jouw organisatie druk geweest met het formuleren van doelstellingen. Doelstellingen of doelen, die passen bij de koers van de organisatie in een meerjarig perspectief. De uitwerking van die doelstellingen en de vastlegging daarvan heeft plaatsgevonden in een jaarplan.
En….als het goed is, is op basis van dit jaarplan ook de vertaling in cijfers vorm gegeven. “Hoeveel geld hebben we nodig om onze doelstellingen te realiseren?” “Moeten we investeringen doen?” “En hoe gaan we die investeringen financieren?” Daarnaast…: “Wat gaan we dan met onze business aan omzet of opbrengsten genereren?” “En hoe zien dan onze kosten eruit?” “Wanneer verwachten we dat onze opbrengsten bij ons op de rekening staan?” “En wanneer moeten we wat betalen?” Met andere woorden; “Hoe ziet onze liquiditeit eruit?”
Plan – Do – Check -Act
Al deze overzichten, voor de kenners en liefhebbers, een investeringsbegroting, een financieringsplan, een exploitatiebegroting en een liquiditeitsbegroting, vatten het toekomstig jaar samen. Ze geven aan wat de organisatie wil realiseren. Daarnaast laten ze zien welke financiële middelen daarvoor nodig zijn. Het is eigenlijk de vertaling van de doelstellingen in cijfers. Voorts laten deze overzichten zien, wat dan geïnvesteerd moet worden. En dus welke financiële middelen echt nodig en dus voorwaardelijk zijn.
Maar daarmee zijn we er natuurlijk nog niet. Om te monitoren of we onze doelen ook daadwerkelijk realiseren, zijn financiele overzichten ook handig. Daarmee kunnen we dus tevens bijhouden wat de stand van zaken is, ten opzichte van de door ons geformuleerde mijlpalen.
Interpreteren kan op verschillende manieren. Welke draagt het meeste bij?
Wel is het zaak de monitoring en de interpretatie van de cijfers dan op een juiste manier vorm te geven. Vaak zien we namelijk dat interpreteren financieel gebeurt. Los dus van de doelstellingen van de organisatie.
We bedoelen hiermee dat gesprekken over realisatie dan vaak gaan over te veel uitgeven en te weinig binnenkrijgen. Het gesprek dat dan gevoerd wordt gaat niet over de organisatie en haar doelstellingen, maar gaat dan over geld.
Interessant is het dus ook de financiële input te gebruiken om gesprekken te voeren over in hoeverre de organisatie in staat is haar doelstellingen te realiseren. Dit betekent dat als een bepaalde uitgave niet is gedaan, dit niet altijd positief hoeft te zijn. Als het namelijk een uitgave was noodzakelijk voor een investering, welke doelstelling van de organisatie wordt dan niet bereikt en wat betekent dit uiteindelijk ook voor bestaansrecht? Het omgekeerde geldt uiteraard ook!
Je zult zien dat als je zo het jaar in cijfers vat en de monitoring en de evaluatie als bovenstaand vormgeeft dat de gesprekken rondom cijfers heel wat interessanter worden.
En daarmee draag je weer bij aan het halen van zaken die voor de organisatie noodzakelijk zijn!
