Het middenveld in de organisatie heeft een unieke positie – tussen de top en de werkvloer. Hier kunnen strategieën omgezet worden in concrete acties en daarmee gerealiseerd worden. In het middenveld van de organisatie werken managers, leidinggevenden en professionals die vanuit een staf mede vormgeven aan de keuzes en het succes van de organisatie.
Werken in het middenveld van de organisatie is uitdagend, druk, heel leuk en vooral bijna geen enkele dag hetzelfde. Omdat juist op dat middenveld managers, leidinggevenden en professionals steeds bezig zijn met het schakelen tussen hoger management en doelen aan de ene kant, en de teams en het dagelijkse gedoe aan de andere kant. Het vraagt dus veel van je als je op het middenveld werkt. En dan ontstaan er wel eens frustraties. Bijvoorbeeld als collega’s niet goed communiceren. Of hun planningen niet halen. Of het hogere management geen beslissingen neemt, waar wel beslissingen nodig zijn om verder te kunnen.
Wat er speelt op het middenveld van de organisatie
Afgelopen jaar hebben we vanuit DNHS Business School een eerste inventarisatie gedaan onder managers en professionals die in dat middenveld van de organisatie werken. We zijn namelijk steeds bezig met het ontwikkelen van methoden en technieken om jou vanuit het middenveld effectiever te maken – het middenveld van de organisatie is namelijk onze specialisatie. De frustraties die naar boven zijn gekomen in deze inventarisatie zijn geclusterd, geanalyseerd en samengebracht in een model. Dat model bespreek ik hier in dit artikel.
Op het middenveld van de organisatie ben je als een spin in het web – je bent als het ware het verkeersknooppunt waar beleid, keuzes, kansen en werkzaamheden zich over verdelen. We hebben legio aan metaforen waarmee we de rol en betekenis van het middenveld van de organisatie mee kunnen beschrijven.
Er komen strategieën en beleid van boven (de directie of het hogere management), er komen vragen van collega middenvelders die andere afdelingen aansturen en er komen problemen en knelpunten van de werkvloer. En jij moet vanuit het middenveld al deze dingen in balans brengen en tot een werkbare situatie komen.
Het 5-krachten model voor een effectief middenveld
We hebben dit vorm gegeven in het volgende 5-krachten model voor een effectief middenveld:
In dit model zien we de verschillende richtingen waarin de middenvelder moet kijken en met welke inbreng de middenvelder moet werken:
- De directie of het hogere management – de middenvelder krijgt werk en verantwoordelijkheden gedelegeerd vanuit hogere lagen in de hiërarchie. Daarbij is het nodig dat er ook in de randvoorwaarden (mensen, middelen en tijd) wordt voorzien om die verantwoordelijkheden uit te voeren.
- De werkvloer, en dan in het bijzonder het eigen aan te sturen team – de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die van hoger in de organisatie hiërarchie komen moeten vertaald worden naar de werkvloer zodat het team hiermee aan de slag kan. Hierbij is het belangrijk dat de juiste hoeveelheid mensen, middelen en tijd ook met de werkzaamheden ‘meegaan’.
- Afstemming en overleg met andere middenvelders binnen de organisatie – deze afstemming is belangrijk omdat geen enkele afdeling op zichzelf staat en de organisatie alleen succesvol kan zijn als de activiteiten van verschillende afdelingen op de juiste manier samenkomen.
- Ook is er afstemming en overleg met externe partijen die een bijdrage moeten leveren aan het proces of die het resultaat van het proces afnemen. Denk hierbij aan klanten, leveranciers van grond en hulpstoffen, bemiddelingsbureaus voor specifieke expertise en tijdelijke medewerkers, opleidings- en trainingsbureaus etc.
- En als laatste is een duidelijke kracht waar je als middenvelder mee te maken krijgt, het managen en prioriteren van de veelheid aan zaken die over jouw eigen bureau gaan. Wat doe je wel en wat niet, wat zet je door naar iemand in je team, in welke volgorde pak je dingen op, hoe passen de dingen die zich voordoen binnen het geheel van werkzaamheden en doelen, hoe past het binnen de beschikbare hoeveelheid mensen, middelen en tijd?
Frustratie en werkstress komen vanuit deze 5 richtingen
Uit de inventarisatie bleek ook dat binnen dit 5-krachten model de grootste frustratie ontstaat door het niet nakomen van afspraken, deadlines en planningen door anderen. En dat niet nakomen van afspraken kan voorkomen uit de eerste vier krachten. Dus hoger management dat haar afspraken niet nakomt (bijvoorbeeld een stuk bespreken in het MT), van andere middenvelders (omdat daar andere prioriteiten zijn), van medewerkers (die bijvoorbeeld planningen niet halen) of van externe partijen (waardoor jij niet door kunt met het realiseren van jouw doelstellingen).
Bedrijfskundig naar dit soort situaties kijken en vanuit deze bedrijfskundige aanpak met dit soort situaties omgaan zorgt ervoor dat je de situatie ‘onder controle’ houdt. Dat wil zeggen dat dat je zakelijk om kunt gaan met wat zich voordoet en geen stress krijgt van niet nagekomen afspraken.
Het niet nakomen van afspraken door anderen bleek een paar jaar geleden – in ons onderzoek naar de belangrijkste bronnen van werkstress op het middenveld – ook al heel hoog te scoren. Een beetje stress kan heel productief zijn, het maakt dat je efficiënt en effectief kunt werken, maar teveel aan werkstress verlamt je en maakt dat je juist minder efficiënt en effectief wordt.
DNHS biedt je (gratis) een handig hulpmiddel in de vorm van een werkboek
Herken je deze frustratie dat jij er tegenaan loopt dat anderen hun afspraken niet nakomen? Ben je nieuwsgierig naar de bedrijfskundige kijk op dit fenomeen? En wil jij jezelf verbeteren door deze bedrijfskundige aanpak ook in de praktijk te brengen?
Daarom hebben we een handig en compact DNHS Het Werk(t)boek voor je gemaakt waarin je volgens de krachten van het model hierboven heel gestructureerd kunt inventariseren hoe die kracht in jouw specifieke situatie werkt. Want als je weet hoe elke kracht werkt en wat er in de richting van die kracht speelt, dan heb je de basisingredienten te pakken waarmee jij ‘in control’ kunt komen.
Geïnteresseerd? Dan kun je het DNHS Het Werk(t)boek ‘Van frustraties op het middenveld naar in control zijn’ tot eind oktober 2023 hier downloaden >> .
Natuurlijk ben ik ook geïnteresseerd in hoe jij deze bedrijfskundige aanpak voor jou laat werken en welk effect je hiermee weet te bereiken. Heb je vragen, inzichten of voorbeelden die je wilt delen? Dan kun je me mailen op marischka.setz@dnhs.nl
Krachtige groet,
Marischka
