Je kunt als professional je passie niet uitleven, geen resultaten neerzetten zonder de organisatie die je daar het kader en de ruimte voor geeft. Of je dat nu doet als werknemer (dus met een contract) of als zzp-er/ondernemer (en dus op tijdelijke basis) maakt niet uit.
Zonder organisatie heb je geen platform waarop jij jouw toegevoegde waarde kunt leveren en geen basis voor inkomen.
Het is een open deur… ik weet het. Toch kun je hier niet vaak genoeg aan herinnert worden. Zeker omdat werknemers vaak zo gericht zijn op de waan van de dag en de ‘things to do today’-lijstjes en vergaderingen, dat ze vergeten dat hun baan bestaat bij de gratie dat de organisatie er baat bij heeft dat er een bepaalde klus wordt gedaan.
Het is wat ik vaak noem de schakeling van ‘druk zijn’ naar ‘effectief zijn’.
Effectief zijn zonder het druk te hebben
Je zou kunnen zeggen dat het Pareto-principe ook op jouw werk toe te passen is: 20% van jouw werkzaamheden genereren 80% van je toegevoegde waarde voor de organisatie.
De vraag is natuurlijk hoe je ontdekt welke 20% van jouw werkzaamheden dat zijn…
Want als je dat weet, kun je meer tijd besteden aan die 20% werkzaamheden en daarmee meer effect hebben. Met andere woorden: je kunt jouw tijd gaan richten op de 20% werkzaamheden die er echt toe doet en daarmee effectiever worden.
Hoe doe je dat?
De 4 eenvoudige succesfactoren voor IMPACT in de organisatie
Ik werk al ruim 25 jaar in en met grote(re) organisaties en weet uit eigen ervaring wat het vraagt om IMPACT te hebben. Uit deze ervaring hebben ik de volgende 4 succesfactoren voor IMPACT gedestilleerd die ik graag met je deel. Omdat het voor mij belangrijk is jou als professional en manager te helpen!
Ben je er klaar voor? Dan komen de 4 succesfactoren er nu aan!
1. Wat is belangrijk voor de organisatie?
Om zicht te krijgen welke werkzaamheden bijdragen aan het grotere geheel (of dat nu het project is waar je voor werkt, de afdeling, je leidinggevende, de business unit of de totale organisatie) moet je weten wat voor dat grotere geheel belangrijk is. Wat heeft de organisatie voor doel? Welke keuzes zijn er gemaakt om dat doel te bereiken? En wat kun jij daar aan bijdragen?
In de Business Update leer ik je een methodiek die je helpt te snappen wat en waarom bepaalde zaken belangrijk zijn voor de organisatie (de MVPDS) en de samenhang tussen de verschillende delen en lagen van de organisatie (de cascade van de MVPDS).
Wil je hier meer van weten en wil je dit voor jouw organisatie en functie weten, kom dan naar de volgende Business Update.
2. Hoe werkt de organisatie?
Elke organisatie heeft zijn eigen unieke werkwijze en overlegstructuur.
- de formele structuur en werkwijze
- de informele structuur en werkwijze
Als stelregel hanteer ik altijd de gedachte: hoe hiërarchischer de organisatie (dus hoe meer management en besluitvormingslagen) hoe sterker het informele circuit is. En omgekeerd: hiërarchisch ‘platte’ organisaties drijven sterk op het formele circuit.
In mijn klantenkring zitten klanten die een formele structuur hebben met 15 lagen. Het mag duidelijk zijn dat als je van onderuit de organisatie iets gedaan probeert te krijgen en elke laag voor besluitvorming 2 weken doorlooptijd heeft (wat bijzonder kort is voor het agenderen voor een overleg, het aanleveren van de stukken in het format dat bij de vergadering, bespreken en besluiten op elke laag) het 30 weken duurt voordat een besluit ook echt genomen wordt.
En kijk dan even naar de volgende rekensom:
Totaal beschikbaar in een jaar: 52 weken
Vakantie 6 weken
‘Vergaderbaar’ 46 weken
6 vergaderingen die op de verschillende
lagen ‘gemist’ worden door andere
prioriteiten 12 weken
Doorloop in een jaar: 34 weken
Met andere woorden: in een hiërarchisch gelaagde organisatie kan zo’n voorstel/besluit/veranderingen zomaar een jaar doorlooptijd hebben! Geen enkele organisatie kan zo functioneren. Dus… is er een informeel circuit waardoor veel lagen ‘overgeslagen’ kunnen worden.
Moeten we dan ‘af’ van de hiërarchie in organisaties?
Laten we het tegenovergestelde eens bekijken: in een ‘platte’ organisatie is de span of control voor elke manager groot. In de formele vergaderingen moet veel aan afstemming gebeuren, zodat iedereen binnen de eigen span of control ook weet wat er gebeurd. Mededelingen en besluitlijsten geven helderheid aan de organisatie welke keuze gemaakt worden, welke prioriteiten er zijn en welke aandachtspunten het management heeft. Het is een vorm van communicatie over wat er speelt en wat er is afgesproken.
Alles wat informeel geregeld wordt, gaat niet mee in deze afstemming. De betrokkenen weten het, de rest van de organisatie niet.
Het resultaat: in team A gaat men uit van wat er informeel geregeld wordt, terwijl team B niet weet dat die keuze is gemaakt.
Deze organisaties, waar interne communicatie van wezenlijk belang is, is het dus belangrijk met je voorstellen in de formele mededelingen c.q. besluiten te zitten.
Je komt als professional niet aan IMPACT als je niet weet hoe de formele en de informele lijnen lopen.
3. De key players
Met wie heb je in de organisatie te maken om te doen wat je wilt/moet doen? En wie daarvan heeft het meeste IMPACT op het uiteindelijke resultaat?
Vaak kun je de key players vinden door de hiërarchische lijnen te volgen. Maar ook vanuit de cascade van de MVPDS, en wie het ‘spel’ in de organisatie goed kan spelen kun je key players halen.
Maar wat zijn key players eigenlijk?
Key players (definitie):
Belangrijke mensen en/of organisaties in een bepaald gebied of veld.
– Cambridge dictionary
Dit is een definitie die alles en meteen ook niets zegt.
De definitie zegt alles omdat het aangeeft dat key players belangrijk zijn. Maar het geeft je nog geen inzicht in welke spelers in het veld nu key players zijn.
Meer inzicht geeft wat dat betreft de bedrijfskundige benadering van key players:
Key players zijn stakeholders die veel invloed hebben op jouw project of werkzaamheden (en prioriteiten) en die een groot belang hebben bij het succes en falen van het project of die werkzaamheden.
Key-players zijn dus mensen die:
- Invloed uitoefenen op het besluitvormingsproces;
- Invloed uitoefenen op het creëren van randvoorwaarden (zoals resources en informatie);
- Invloed uitoefenen op de besluitvorming om te sturen in het behalen van een bepaalde uitkomst.
Dit kan dus zowel om mensen met een formele bevoegdheid gaan, als mensen die informatie of capaciteit moeten leveren.
Je hebt nu een shortlist van mensen met wie je kunt en wilt schakelen (formeel en informeel) om van jouw werk een succes te maken.
4. Jouw Toegevoegde waarde
Als laatste element is het belangrijk te weten wat jij precies te leveren hebt dat voor de organisatie van waarde is. Het gaat het om de volgende elementen:
- Jouw top 5 talenten (neurologische snelwegen)
- Jouw Sterke Punten (de manier waarop jij die neurologische snelwegen gebruikt)
- Jouw Kracht factoren (in welke omstandigheden kun jij jouw Sterke Punten inzetten)
- De toegevoegde waarde die jij daarmee levert
- De manier waarop jij ‘ertoe wilt doen’.
Je vindt in de artikelen en blogs op deze site meerdere beschrijvingen van deze elementen! Lees ze (opnieuw) en hou je zelf scherp als het gaat om wat jij te brengen hebt en waar je energie van krijgt.
Als je deze 4 invalshoeken bekijkt en inzichtelijk hebt, heb je de bouwstenen om succesvol te zijn als professional en manager.
Aan het werk! Je kunt jouw IMPACT vandaag nog vergroten!!
Nu je de 4 succesfactoren kent kun je aan het werk om jouw IMPACT in de organisatie te vergroten. Wat is de invulling van de succesfactoren voor jou in jouw specifieke situatie?
Lastig?
Ja, misschien wel. Maar het is de moeite waard om het toch te doen. Omdat elke nieuw inzicht dat je uit deze 4 succesfactoren krijgt je een stap verder helpt om IMPACT te krijgen.
Hoe je als professional en/of manager in een organisatie aan jouw IMPACT kunt werken en daarmee een groter stempel kunt zetten op je werk, jouw carrière en de resultaten van de organisatie, is ook het onderwerp van het PEP-programma: het programma voor de Permanente Educatie van Professionals. Dit online programma met elke 4 weken een nieuwe coachingsmodule helpt je stap-voor-stap werken aan het realiseren en invoeren van o.a. de bovenstaande 4 succesfactoren.
